Hallo,
nun ist der Vorgang Anlage Artikel/Projekte im ERP-System sicher mehr als nur Daten ins System eintragen.
- Die Daten müssen bereitgestellt werden
- Die Daten müssen eventuell nochmals geprüft werden
- Die Daten müssen freigegeben werden
- Die Daten müssen ins System eingepflegt werden
- Es muss festgelegt werden wer die Information über die erfolgte
Dateneingabe erhält
- Eventuell muss informiert werden, dass die Daten freigegeben sind
-
Wie möchtest du hierzu mögliche Fristen hier aufführen oder Eskalationsstufen?
Das ganze müsste dann vermutlich in verschiedenen Bereichen durchgeführt werden und dann nach deiner Idee in den einzelnen Arbeitsplatzbeschreibungen aufgeführt sein und dann ändert sich etwas und es müssen womöglich 3-4 Arbeitsplatzbeschreibungen geändert werden…
Viel Spaß mit „deinem“ Personaler und je nach Freigabeverfahren der Arbeitsplatzbeschreibungen mit weiteren Zuständigen.
Natürlich sind alleinig mit einem Organigramm die Aufgaben des Unternehmen nicht bis zur einzelnen Tätigkeit (hier Artikel/Projektanlage im ERP-System) verteilt.
Der Aufbau mit meinem Gedanken würde so aussehen:
Organigramm: Da würde dann z.B Arbeitsvorbereitung stehen und die einzelnen Mitarbeiter gelistet sein.
Die Arbeitsplatzbeschreibung: sollte dann Pflege der Stammdaten im ERP beinhalten.
Die einzelnen Abläufe Artikel/Projektanlage im ERP-System mit Zuständigkeiten, Terminen usw. sind dann darzustellen in einer Anweisung; Beschreibung oder wie auch immer -->Flowchart?
Und schon hast du die Verteilung der einzelnen Verantwortungen dokumentiert.
Als Sahnehäubchen dann noch eine Qualifikationsmatrix der Abteilung mit Auflistung wer kann etwas und wer soll es noch können (hierdurch dann auch definiert wer nicht können muss).
Wenn sich dann etwas ändert ist die Quali-Matrix anzupassen.
Sollte sich der Ablauf ändern, sind die Beschreibung zu ändern und die Quali-Matrix.
Da ich davon ausgehe, dass es ein Organigramm gibt, komplexe Vorgänge beschrieben sind fehlt eventuell nur eine Qualifikationsmatrix. Sollte die vorhanden sein. Ist das Thema Verantwortungen, zumindest meiner Meinung nach, ausreichend beschrieben.
Sollten Organigramm und Beschreibungen fehlen brauchst du Dir über das Thema Verantwortung (zumindest wenn es um das Bestehen des Audits geht) aktuell wohl keine Gedanken zu machen.
Gruß
Pit
nun ist der Vorgang Anlage Artikel/Projekte im ERP-System sicher mehr als nur Daten ins System eintragen.
- Die Daten müssen bereitgestellt werden
- Die Daten müssen eventuell nochmals geprüft werden
- Die Daten müssen freigegeben werden
- Die Daten müssen ins System eingepflegt werden
- Es muss festgelegt werden wer die Information über die erfolgte
Dateneingabe erhält
- Eventuell muss informiert werden, dass die Daten freigegeben sind
-
Wie möchtest du hierzu mögliche Fristen hier aufführen oder Eskalationsstufen?
Das ganze müsste dann vermutlich in verschiedenen Bereichen durchgeführt werden und dann nach deiner Idee in den einzelnen Arbeitsplatzbeschreibungen aufgeführt sein und dann ändert sich etwas und es müssen womöglich 3-4 Arbeitsplatzbeschreibungen geändert werden…
Viel Spaß mit „deinem“ Personaler und je nach Freigabeverfahren der Arbeitsplatzbeschreibungen mit weiteren Zuständigen.
Natürlich sind alleinig mit einem Organigramm die Aufgaben des Unternehmen nicht bis zur einzelnen Tätigkeit (hier Artikel/Projektanlage im ERP-System) verteilt.
Der Aufbau mit meinem Gedanken würde so aussehen:
Organigramm: Da würde dann z.B Arbeitsvorbereitung stehen und die einzelnen Mitarbeiter gelistet sein.
Die Arbeitsplatzbeschreibung: sollte dann Pflege der Stammdaten im ERP beinhalten.
Die einzelnen Abläufe Artikel/Projektanlage im ERP-System mit Zuständigkeiten, Terminen usw. sind dann darzustellen in einer Anweisung; Beschreibung oder wie auch immer -->Flowchart?
Und schon hast du die Verteilung der einzelnen Verantwortungen dokumentiert.
Als Sahnehäubchen dann noch eine Qualifikationsmatrix der Abteilung mit Auflistung wer kann etwas und wer soll es noch können (hierdurch dann auch definiert wer nicht können muss).
Wenn sich dann etwas ändert ist die Quali-Matrix anzupassen.
Sollte sich der Ablauf ändern, sind die Beschreibung zu ändern und die Quali-Matrix.
Da ich davon ausgehe, dass es ein Organigramm gibt, komplexe Vorgänge beschrieben sind fehlt eventuell nur eine Qualifikationsmatrix. Sollte die vorhanden sein. Ist das Thema Verantwortungen, zumindest meiner Meinung nach, ausreichend beschrieben.
Sollten Organigramm und Beschreibungen fehlen brauchst du Dir über das Thema Verantwortung (zumindest wenn es um das Bestehen des Audits geht) aktuell wohl keine Gedanken zu machen.
Gruß
Pit